Η εξ’ αποστάσεως εργασία αποτελεί πλέον ένα καθιερωμένο τρόπο εργασίας για πολλούς κλάδους στην αγορά.

Το τελευταίο χρονικό διάστημα παρακολουθούμε πρωτοβουλίες εταιρειών αλλά και κρατών που ενισχύουν την επέκταση της εξ’ αποστάσεως εργασίας με την παροχή κινήτρων. Μάλιστα, οι κυβερνήσεις συμμετέχουν ενεργά στην προσέλκυση των ψηφιακών νομάδων, δηλαδή όλων εκείνων που μπορούν να προσφέρουν υπηρεσίες από οπουδήποτε, προσφέροντας φορολογικά προνόμια και άλλες διευκολύνσεις. Ήδη έχουμε και στην Ελλάδα εργαζόμενους από ευρωπαϊκές εταιρείες που εργάζονται από  κάποιο όμορφο νησί αλλά και σε αστικά κέντρα.

Οι μελέτες δείχνουν ότι η εξ’ αποστάσεως εργασία θα συνεχίσει -σε ένα σημαντικό ποσοστό- και μετά το τέλος της πανδημίας.

Η πετυχημένη εφαρμογή ενός μοντέλου εξ’ αποστάσεως εργασίας προϋποθέτει τη δημιουργία της κατάλληλης κουλτούρας. Η ενίσχυση της εμπιστοσύνης και του αισθήματος ασφάλειας μεταξύ εργαζομένου και εταιρείας, αποτελεί το κλειδί για την επιτυχία του νέου μοντέλου.

Στη συνέχεια θα παρουσιάσουμε μερικές πρακτικές προτάσεις που διευκολύνουν τους εργαζομένους και ενισχύουν την εμπιστοσύνη.

 

Ποια είναι τα θετικά της εξ΄ αποστάσεως εργασίας για τους εργαζόμενους;

• Αύξηση παραγωγικότητας. Συνήθως λόγω λιγότερων περισπασμών που συναντώνται στο περιβάλλον του γραφείου, της διαμόρφωσης του ωραρίου εργασίας σε ώρες που επιλέγει ο εργαζόμενος καθώς και του περιβάλλοντος εργασίας και του χρόνου μετακίνησης από το σπίτι στο γραφείο

   

• Καλύτερη ισορροπία μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής. Η εξοικονόμηση του χρόνου μετακινήσεων, η διαμόρφωση ευέλικτου ωραρίου εργασίας δίνουν τη δυνατότητα για αφιέρωση περισσότερου χρόνου στην οικογένεια και σε προσωπικές δραστηριότητες (π.χ. γυμναστική, χόμπι)
• Υγιεινότερες συνήθειες. Η διατήρηση ενός υγιεινού τρόπου ζωής στο γραφείο μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη. Στο σπίτι υπάρχει η δυνατότητα για ισορροπημένα και υγιεινότερα γεύματα, ειδικά το πρωί και το απόγευμα
• Λιγότερα έξοδα. Μπορεί να υπάρξει εξοικονόμηση χρημάτων από έξοδα μεταφοράς, καυσίμων, στάθμευσης, συντήρησης οχημάτων, γευμάτων, κ.λπ.

Υπάρχουν όμως και αρνητικά

• Δυσκολία στην επικοινωνίας. Η επικοινωνία μεταξύ συναδέλφων δυσκολεύεται από την έλλειψη της αμεσότητας της φυσικής παρουσίας. Η επίπτωση στη διοίκηση και οργάνωση οργανωτικών μονάδων είναι προφανής

   

• Δυσκολία παρακίνησης. Ίσως είναι μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις που σχετίζονται με την εξ’ αποστάσεως εργασία. Να αποφευχθεί μια συνήθεια αναβλητικότητας ή χαλαρή στάση λόγω της δυσκολίας επίβλεψης και συνεργασίας με την ομάδα κάτι που μπορεί να δυσκολεύει την παρακίνηση και την επίτευξη στόχων
• Έλλειψη κοινωνικής αλληλεπίδρασης. Είναι προφανές ότι χάνεται η κοινωνική αλληλεπίδραση με τους συναδέλφους μέσα στην επιχείρηση. Επηρεάζει περισσότερο τα εξωστρεφή άτομα και πιθανόν να συμβάλλει στην αίσθηση της μοναξιάς
• Δυσκολίες στην καθημερινή διαχείριση. Ενώ η εξ’ αποστάσεως εργασία φαίνεται ενδιαφέρουσα, ταυτόχρονα υποχρεώνει τους περισσότερους να πρέπει να διαχειρίζονται τα πάντα μόνοι τους, όπως π.χ. τη σύνδεση στο διαδίκτυο, τη διαχείριση του υπολογιστή και λοιπού εξοπλισμού, το χειρισμό εφαρμογών διαχείρισης έργων και υποχρεώσεων, ενδεχόμενη έκθεση  σε διαδικτυακούς κινδύνους και επιθέσεις καθώς και η ανάγκη για συνολικά καλύτερη οργάνωση της καθημερινής εργασίας

Όπως προαναφέρθηκε η ενίσχυση της εμπιστοσύνης προς την εταιρεία είναι ένας σημαντικός παράγοντας. Αυτό μπορεί να γίνει με συνεχή και αποτελεσματική αλληλεπίδραση εταιρείας και εργαζομένου ώστε να μη δημιουργούνται κενά, καθυστερήσεις  και δυσλειτουργίες.

 

Τρόποι για την καλύτερη αλληλεπίδραση με τους εργαζομένους σε εξ’ αποστάσεως εργασία

• Προμηθεύστε τους εργαζόμενους σας με το σωστό εξοπλισμό και εφαρμογές. Ένα laptop και μια γρήγορη σύνδεση internet συνήθως είναι αρκετά. Σιγουρευτείτε ότι οι εργαζόμενοι είναι εξοπλισμένοι με αυτά και μπορούν να εργαστούν αποτελεσματικά. Αξιολογήστε εάν χρειάζεται πρόσθετος εξοπλισμός όπως εξωτερική οθόνη και εκτυπωτής.
  Δώστε ιδιαίτερη σημασία στο λογισμικό και εφαρμογές ώστε να είναι εγκεκριμένες από την εταιρεία και ενημερωμένες  με τις τελευταίες εκδόσεις. Φροντίστε για την ασφαλή χρήση των κοινόχρηστων εγγράφων (π.χ. σε cloud) καθώς και για την προστασία από κακόβουλο λογισμικό. Εξετάστε τη δυνατότητα ασφαλών συνδέσεων (μέσω internet) για αποφυγή κυβερνοεπιθέσεων. (δείτε εδώ περισσότερα για τους κινδύνους)

• Παρέχετε συμβουλές και προτάσεις για καλύτερη οργάνωση του χώρου.
  Δώστε ιδέες και προτάσεις για την οργάνωση του χώρου εργασίας και τη διακόσμησή του. Δώστε σημασία στην ενίσχυση της ιδιωτικότητας και της άνεσης

   

• Ενδυναμώστε τις σχέσεις μεταξύ ανώτερων στελεχών και εργαζομένων.

Φροντίστε για τη συχνή και τακτική επικοινωνία, ενημέρωση για τις εξελίξεις στην εταιρεία και την αγορά, παρακολούθηση των εργασιών που έχουν ανατεθεί, την επίλυση των προβλημάτων που δημιουργούνται.

Δημιουργήστε ομάδες εργασίας και workshops από διάφορες οργανωτικές μονάδες σε κοινά έργα.
Δώστε τη δυνατότητα για συζητήσεις της ομάδας και για θέματα που δεν σχετίζονται άμεσα με έργα, αλλά αφορούν θέματα της καθημερινότητας των εργαζομένων

• Δείξτε ενδιαφέρον για την ενίσχυση της ευεξίας της δημιουργίας και του υγιεινού τρόπου ζωής των εργαζομένων σας. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί με πολλούς τρόπους όπως:

   

  • Σιγουρευτείτε ότι οι εργαζόμενοι κάνουν συχνά διαλείμματα. Τις περισσότερες φορές στην εξ’ αποστάσεως εργασία ο διαχωρισμός των ωρών εργασίας κατά τη διάρκεια της μέρας δεν είναι κατανοητός. Μπορείτε να διοργανώσετε (π.χ.) διαδικτυακό καφέ την ώρα του διαλλείματος μεταξύ συναδέλφων
  • Κάνετε προτάσεις υγιεινής διατροφής
  • Καθιερώστε ένα διαδικτυακό πρόγραμμα γυμναστικής, οργανωμένο από την εταιρεία, μετά το ωράριο εργασίας
  • Προτείνετε δραστηριότητες -ειδικότερα τώρα σε περιόδους καραντίνας- όπως π.χ. διαγωνισμό φωτογραφίας, κατασκευών
  • Δημιουργήστε ένα κλίμα επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων μέσω κοινών δραστηριοτήτων, παιχνιδιών (π.χ. virtual escape room), συχνών ομαδικών συναντήσεων
• Ζητήστε την αξιολόγηση από τους εργαζομένους.

Καθιερώστε ένα σύστημα εσωτερικής αξιολόγησης και ενθαρρύνετε την  υποβολή προτάσεων για βελτίωση του συνολικού περιβάλλοντος, των παροχών, των αναγκών, κλπ. για την εξ’ αποστάσεως εργασία.

• Εκπαιδεύστε το προσωπικό
  

Η εκπαίδευση είναι ακόμη πιο απαραίτητη σε εξ’ αποστάσεως εργασία.

Δημιουργήστε εκπαιδευτικά προγράμματα εξειδικευμένα στο αντικείμενο εργασίας, αλλά και στην ανάπτυξη δεξιοτήτων (soft skills).

Μπορούμε να σας βοηθήσουμε για την καλύτερη οργάνωση ομάδων σε εργασία από απόσταση.

 Συμπληρώστε τη φόρμα και για να επικοινωνήσουμε μαζί σας.