Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που βοηθούν τόσο σε ατομικό όσο και εταιρικό επίπεδο για να χρησιμοποιούνται  αυτές οι  υπηρεσίες με ασφαλή τρόπο. 

Σημαντική είναι η επιλογή μιας αξιόπιστης εφαρμογής που καλύπτει θέματα απορρήτου και ασφάλειας

Οδηγίες για Εταιρική Χρήση

 

•  Το προσωπικό  θα πρέπει να χρησιμοποιεί μόνο τις επιλεγμένες και συμβεβλημένες εφαρμογές  της  εταιρείας για χρήση τηλεδιασκέψεων κατά την απομακρυσμένη εργασία. Βεβαιωθείτε ότι είστε ικανοποιημένοι με τις δυνατότητες απορρήτου και ασφάλειας των εφαρμογών που  ζητάτε να χρησιμοποιηθούν από το προσωπικό σας. Δεν θα πρέπει να ενθαρρύνεται η ad hoc χρήση εφαρμογών ή υπηρεσιών που χρησιμοποιούνται για προσωπική χρήση 
• Προσπαθήστε να διασφαλίσετε ότι οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν εταιρικούς λογαριασμούς εισόδου, εταιρικές  διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμούς τηλεφώνου κ.λπ., για τηλεδιάσκεψη. Έτσι, θα  αποφύγετε την περιττή συλλογή των προσωπικών τους στοιχείων επικοινωνίας ή στοιχείων των κοινωνικών δικτύων τους 
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε δώσει  σαφείς, κατανοητές και ενημερωμένες  πολιτικές και κατευθυντήριες γραμμές σε όσους χρησιμοποιούν τηλεδιασκέψεις, ώστε να γνωρίζουν τους κανόνες που πρέπει να ακολουθούν και τα μέτρα που πρέπει να λαμβάνονται για την ελαχιστοποίηση των κινδύνων ασφάλειας δεδομένων.  
  Σε αυτές  πρέπει να περιλαμβάνονται  πληροφορίες σχετικά με την παραμετροποίηση και τους ελέγχους που παρέχουν οι εφαρμογές video-conferencing και οι οποίες είναι διαθέσιμες σε αυτούς για την προστασία και την  ασφάλεια, των δεδομένων και των επικοινωνιών τους 
• Υλοποιήστε ή/και συμβουλεύστε τους εργαζομένους να εφαρμόσουν κατάλληλους ελέγχους ασφαλείας, όπως ελέγχους πρόσβασης (π.χ. είσοδος δύο επιπέδων, ισχυροί κωδικοί πρόσβασης) και να περιορίσουν την αποστολή / μοίρασμα δεδομένων μόνο σε ό,τι είναι απαραίτητο 
• Επιλέξτε τον προσφορότερο τρόπο που θα γίνονται οι συνδέσεις με τις εταιρικές ομάδες, όπως π.χ. VPN, αποστολή συγκεκριμένου link στους συμμετέχοντες για σύνδεση στην τηλεδιάσκεψη 
• Αποφύγετε την κοινή χρήση εταιρικών δεδομένων, τοποθεσιών των φακέλων που βρίσκονται ηλεκτρονικά τα έγγραφα ή υπερσυνδέσμων (hyperlinks) σε πλατφόρμες CHAT που μπορεί να είναι ανοικτές σε ευρύτερο κοινό, καθώς ενδέχεται αυτά να υποβληθούν σε επεξεργασία με μη ασφαλείς τρόπους 
• Μπορείτε να συμβουλεύστε τον  οδηγό μας «RBL – Προστασία Προσωπικών Δεδομένων και Απομακρυσμένη Εργασία v2.0». Βεβαιωθείτε ότι οι οδηγίες που περιέχονται στους οδηγούς μας έχουν γίνει κατανοητές από το προσωπικό σας 

Οδηγίες για Προσωπική Χρήση 

 

• Βεβαιωθείτε ότι στη συσκευή που  χρησιμοποιείτε είναι εγκατεστημένα όλα τα updates στο λειτουργικό σύστημα (π.χ. Windows, Android, IOS) και στο antivirus. Μάλιστα, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει antivirus/online security ενεργοποιημένο 
• Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές  που γνωρίζετε και εμπιστεύεστε,  αφού έχετε κάνει  πρώτα κάποια έρευνα,  ή έχουν ελεγχθεί και προτείνονται από την εταιρεία  σας 
• Αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε την πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων και της ιδιωτικότητας για να βεβαιωθείτε που  κοινοποιούνται τα προσωπικά σας δεδομένα, που θα αποθηκευτούν ή θα υποβληθούν σε επεξεργασία και για  ποιους σκοπούς  
• Σκεφτείτε δύο φορές ποιες προσβάσεις σε πληροφορίες ή δεδομένα τοποθεσίας σας ζητούνται: Είναι απαραίτητο να μοιραστείτε την τοποθεσία σας ή τη λίστα επαφών σας για παράδειγμα; Με ποιο τρόπο θα χρησιμοποιηθούν αυτά τα δεδομένα; 
• Εάν η οι πληροφορίες απορρήτου ή προστασίας δεδομένων είναι ανεπαρκείς ή υπερβολικά πολλές ή ζητείται οπωσδήποτε  πρόσβαση στη συσκευή σας, θα πρέπει να είστε επιφυλακτικοί όσον αφορά τη χρήση προσωπικών δεδομένων σας με αυτή την εφαρμογή. Σκεφθείτε εάν μπορείτε να λάβετε περαιτέρω μέτρα προστασίας κατά τη χρήση της ή να εξετάστε να χρησιμοποιήσετε  άλλη εφαρμογή 
• Βεβαιωθείτε ότι η συσκευή σας χρησιμοποιείται σε ασφαλή θέση.  Για παράδειγμα, ελέγξτε τι (ή ποιος) μπορεί να δει μέσα από την κάμερά σας στο χώρο σας, όταν είστε σε μια βιντεοκλήση. Φροντίστε να αποσυνδεθείτε, να θέσετε σε σίγαση ή να απενεργοποιήσετε την κάμερα (ανάλογα με την περίπτωση),  όταν φεύγετε ή κάνετε ένα διάλειμμα 
• Σκεφτείτε τα δικαιώματα προστασίας δεδομένων και προστασίας προσωπικών δεδομένων τρίτων προσώπων (π.χ. μέλη της οικογένειας, φίλοι, συνάδελφοι), πριν δημοσιεύσετε ή μοιραστείτε μια εικόνα ή βίντεο που περιέχει στοιχεία εικόνας, φωνής ή/και επικοινωνίας τους